Crear eficiencia no consiste sólo en trabajar más, sino en trabajar de forma más inteligente. A menudo, el liderazgo exige identificar cuellos de botella, eliminar ineficiencias y aplicar mejoras sostenibles.
Racionalizar los procesos no tiene por qué ser complicado, pero es crucial para el éxito a largo plazo de su equipo. He aquí cómo empezar.
Solicite la opinión de su equipo
«Cuando se trata del trabajo diario, nadie es más experto que la persona que realmente realiza el trabajo», afirma Clay Eure, Director de Éxito de Clientes de Eure Consulting. «Intentar cambiar el flujo de trabajo sin implicar a sus trabajadores será ineficaz. Los empleados pueden ser una riqueza de conocimientos sobre la mejora de los procesos con los que trabajan todos los días-sólo tienes que preguntar.»
Para obtener más información, considere la posibilidad de dedicar tiempo a recorrer el trabajo con los miembros de su equipo. Cuando trabaja con clientes en los procesos, Rachel Wolfe, asesora empresarial y directora de integración de The Miracle Manager, suele pedirles que le muestren lo que hacen en lugar de decírselo, porque los empleados de alto rendimiento no suelen saber qué es lo que les hace excelentes.
«Durante la demostración, es posible que hagan cosas que no pensaban mencionar porque esas partes del proceso les resultan naturales hasta el punto de sentirse automatizadas», explica. «Es una pieza fundamental del rompecabezas que la mayoría de los procedimientos pasan por alto».
Al comprender la experiencia del empleado a nivel práctico, tendrá una base sólida cuando empiece a profundizar en el proceso.
Entender el proceso
El siguiente paso es dividir el trabajo en acciones repetibles. Para ello, hazte las siguientes preguntas
¿Cuáles son los pasos típicos de este proceso?
¿Quién interviene en cada paso?
¿Qué ocurre en cada paso?
¿Cuál es el resultado deseado de cada paso?
¿Hay pasos adicionales que sólo se dan ocasionalmente?
¿Cuál es el resultado deseado de todo el proceso?
¿Cuál es el resultado actual?
Una vez que haya documentado esta información para cada proceso, podrá identificar oportunidades de mejora.
«Es fundamental documentar los procesos», afirma Clay. «Es muy fácil que las pequeñas empresas se las arreglen sin documentar ninguno de sus procesos. Al principio, el director general puede ser capaz de enseñar el proceso fácilmente y tener el ancho de banda para comprobarlo de forma regular, pero a medida que una empresa crece, la falta de procesos escritos puede dar lugar a todo tipo de problemas.»
Cuenta la historia de una empresa con la que trabajó que no había documentado su proceso de entrada y salida de equipos. Esto hacía que la gente devolviera la maquinaria pesada al patio al final de la jornada laboral sin informar de ningún problema de mantenimiento, lo que a su vez hacía que la gente recogiera el equipo a la mañana siguiente y se dirigiera al lugar de trabajo sólo para descubrir que el equipo no funcionaba. Este simple descuido -que el director general no había pensado en documentar porque debería haber sido «de sentido común»- provocó horas de pérdida de tiempo.
Lo que una persona considera conocimientos básicos puede pasar completamente desapercibido para otra. Asegurarse de que todo está bien documentado y comprendido evitará futuros problemas en sus procesos mejorados.
Identificar oportunidades de mejora
Una vez esbozados los pasos, puede empezar a identificar las mejoras necesarias y dónde se producen los problemas en el flujo de trabajo. ¿El proceso debe ser más rápido, más barato, más eficaz, ofrecer una mejor experiencia al cliente o algo más?
Centrarse en los resultados deseados, en cada paso y al final del proceso, le ayudará a identificar dónde se necesitan mejoras.
Busque oportunidades para simplificar y racionalizar. ¿Hay partes del proceso redundantes? ¿Hay una comunicación clara entre todas las partes? ¿Hay demasiadas personas implicadas? ¿Demasiadas pocas? ¿Se puede automatizar algún paso? Si la IA es relevante para su trabajo, ¿puede utilizarse para gestionar tareas sencillas que liberen a sus empleados para un trabajo más significativo?
Considere también el impacto negativo de tener a la persona equivocada en el puesto equivocado. Esto puede causar retrasos, pasar por alto detalles, incoherencias e incluso conflictos. El uso de una herramienta de evaluación es especialmente útil durante esta parte de la racionalización. Podrá medir si los comportamientos, motivadores y habilidades de un empleado se ajustan al trabajo que hay que hacer.
«La parte más importante de los procesos son las personas», afirma Rachel. «No todo el mundo hace las cosas de la misma manera, y los directivos tienen que entenderlo. El fallo se produce cuando esperamos que se cumplan las normas; hay que entender por qué la persona no las cumple: ¿va en contra de su estilo natural?».
Una vez identificados los cambios necesarios, hay que tener en cuenta su impacto y fijar un calendario para las mejoras. Si un proceso es sencillo, los cambios pueden aplicarse casi de inmediato. En cambio, si es complejo y afecta a varios departamentos y productos, puede requerir más reflexión.
«Es importante no precipitarse al modificar un proceso, porque cualquier cambio puede tener consecuencias imprevistas», aconseja Clay. «Tómese su tiempo para pensar cómo afectará este cambio de proceso a otras áreas de la empresa y a todas las partes interesadas. ¿Cuál será el impacto en los clientes? ¿En los empleados? ¿En la empresa? ¿En el mercado?
Probar y reevaluar
Una vez finalizado e implantado el nuevo proceso, empiece a hacer un seguimiento de los progresos y resultados. Establezca revisiones con una cadencia que tenga sentido para su equipo. Puede ser una vez al mes, una vez al trimestre o una vez al año.
Conéctese con los miembros del equipo, evalúe si los cambios están teniendo las consecuencias previstas, registre tanto los avances como los contratiempos y lleve un registro diligente para futuras consultas.
Los flujos de trabajo eficaces pueden capacitar a sus equipos, impulsar el compromiso y conseguir mejores resultados. Si solicita la opinión de su equipo, desglosa los procesos hasta su núcleo, identifica los problemas y aprovecha la automatización cuando tenga sentido, podrá crear un sistema que funcione para todos.
Jaime Faulkner
Jaime cree que la autenticidad y la narración son las claves para un marketing exitoso. Como graduada de la Escuela de Comunicación Humana Hugh Downs, le encanta encontrar y conectar narrativas. Cuando no está trabajando, está psicoanalizando a los concursantes de The Bachelor, pintando, escuchando podcasts o jugando a juegos de rol de mesa.
